Benefit

Lid raad van bestuur: "Inkoop is voor ons een issue. We hebben weliswaar een dashboard, maar hoe draagt inkoop precies bij aan onze concurrentiekracht? Is er sprake van de juiste alignment? Dat weten we niet."

Chief procurement officer: "We willen de toegevoegde waarde van inkoop voor de organisatie vergroten. Maar wat zijn voor de board de echt belangrijke thema's? En, hoe ziet men onze rol daar bij?"

Internationale financiële dienstverlener past Benefit Boardroom Alignment® toe

Bij een internationaal opererende financiële dienstverlener wordt sinds het aantreden van een chief procurement officer hard aan inkoopprofessionalisering gewerkt. De CPO heeft inmiddels de business alignment goed georganiseerd, en wil nu de toegevoegde waarde van inkoop aan de realisatie van de organisatiedoelstellingen vergroten. Kortom: een goede boardroom alignment bewerkstelligen. Een scherp inzicht in de wederzijdse percepties is daarvoor een vereiste. Daarom wordt besloten om door Benefit Inkoop Adviesgroep een assessment in het kader van Benefit Boardroom Alignment® te laten uitvoeren. Allereerst worden aan een lid van de raad van bestuur de beoogde resultaten alsmede werkwijze van deze innovatieve methode toegelicht. Tijdens deze bijeenkomst blijkt niet alleen belangstelling voor het onderwerp boardroom alignment, maar ook een grote bereidheid te participeren in de assessment. Deze bestaat onder meer uit verschillende gestructureerde diepte-interviews met zowel het lid van de raad van bestuur als de CPO.

Conclusies

Uit de Benefit Boardroom Alignment® assessment worden onder andere de volgende conclusies getrokken:

-	de huidige positie en ambitie van inkoop liggen nagenoeg met elkaar in lijn
-	de visie van de raad van bestuur op de rol die inkoop kan spelen ten aanzien van de negen boardroom-thema’s ligt in lijn met de ambities van inkoop. Inkoop sluit aan bij de visie van de raad van bestuur op de rol van inkoop
-	de raad van bestuur dicht inkoop een traditionele rol toe. Dat blijkt wel uit het feit dat inkoop vooral op het thema kostenreductie een bijdrage zou moeten leveren. Voor de board zijn belangrijke thema’s echter ook: - internationalisering, maatschappelijk verantwoord ondernemen en servicegerichtheid
-	inkoop besteedt aan het thema risicoreductie meer aandacht dan de raad van bestuur wenselijk acht
-	de dagelijkse board-agenda wijkt op belangrijke thema’s sterk af van de agenda van inkoop.

Concrete vervolgstappen

Op basis van de resultaten van de Benefit Boardroom Alignment® assessment worden zowel voor de korte als de langere termijn concrete voorstellen gedaan voor verbetering van de alignment. In eerste instantie zouden de pijlen moeten worden gericht op het bewerkstelligen van een volledige alignment tussen de wederzijdse verwachtingen van de raad van bestuur en inkoop. De aandacht moet hier vooral uitgaan naar de boardroom-thema’s flexibilisering, risicobeheersing en kerncompetenties. Op de langere termijn zou het vergroten van de strategische toegevoegde waarde van inkoop centraal moeten staan. Hier is nog veel te winnen door een scherpere gerichtheid op de onderwerpen internationalisering, servicegerichtheid en expansie.

Momentum benutten

Tijdens de assessment heeft de raad van bestuur van de financiële dienstverlener haar verwachtingen ten aanzien van inkoop duidelijk uitgesproken. Het is nu aan inkoop om het momentum te benutten. Door de CPO wordt daarom een programma ontwikkeld om inhoud te geven aan het verbeteren van de boardroom alignment. Een belangrijk voordeel van de Benefit Boardroom Alignment® assessment is dat deze drempelverlagend werkt. Het ligt nu voor de CPO voor de hand om de voortgang in het verbeteren van de alignment en eventuele nieuwe doelstellingen regelmatig met de board te bespreken.

Raad van bestuur en chief procurement officer over Benefit Boardroom Alignment®

‘Tot nu toe was de alignment tussen mijn agenda en die van inkoop niet inzichtelijk. Dankzij de assessment door Benefit Inkoop Adviesgroep is die nu in één oogopslag duidelijk. Het aantrekkelijke van de aanpak is ook dat ik met een beperkte tijdsinvestering heel veel inzicht heb verworven.’ (lid raad van bestuur)

‘Uit de Benefit Boardroom Alignment® assessment bleek dat wij op een aantal strategische thema’s over- dan wel onder-aligned waren. Met de verschillende waardevolle inzichten zijn we direct aan de slag gegaan. Dankzij deze alignment-methodiek kan ik een veel betere dialoog over de strategische thema’s voeren met de board.’ (CPO)

De rode lijn visualiseert in volgorde van belangrijkheid de negen boardthema’s zoals die binnen Benefit Boardroom Alignment® worden onderscheiden. De thema’s maatschappelijk verantwoord ondernemen, servicegerichtheid en internationalisering scoren hoog. De witte lijn geeft de huidige positie van de inkoopfunctie weer. In deze figuur zien we onder meer dat inkoop onvoldoende aanhaakt bij de voor de board belangrijke thema's servicegerichtheid en internationalisering.

figuur 2.

cases1
©Benefit Inkoop Adviesgroep, 2008.

De boardverwachting ten aanzien van inkoop (boardvisie inkoop) is weergegeven met de grijze lijn. De zwarte lijn laat de ambitie van inkoop zien. Deze volgt in hoge mate de verwachtingen vanuit de board. Kleine verschillen bestaan bijvoorbeeld ten aanzien van de thema's kostenreductie en internationalisering. De board verwacht hier meer van inkoop zoals uit de assessment in het kader van Benefit Boardroom Alignment® blijkt.

figuur 3.

Het dashboard van Benefit Boardroom Alignment® geeft de alignment-scores in één oogopslag weer, in het bijzonder de mate van afwijking tussen boardfocus en de huidige positie van inkoop. We zien hier dat onder meer op het thema MVO een optimale alignment bestaat (de wijzer staat in het groene vlak). Ten aanzien van de thema’s internationalisering en servicegerichtheid is echter sprake van een aanzienlijke mate van onder-alignment (de wijzers staan in het rood).